Retningslinjer for håndtering av klager og forespørsler

Innledning

Sodexo Group er forpliktet til å håndtere personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og annen gjeldende lovgivning, og vi har som mål å raskt og effektivt håndtere alle spørsmål tilknyttet Sodexo-enheters behandling av personopplysninger.

I noen tilfeller kan Sodexo-enheter fungere som en databehandler på vegne av en kunde. I slike tilfeller er det kunden som er ansvarlig for håndteringen av registrerte forespørsler tilknyttet overholdelse av GDPR og den registrertes personopplysninger.

Definisjoner

  • Kunder er organisasjoner eller selskap som ber Sodexo om å utføre tjenester på deres vegne for sine ansatte/konsulenter (som er brukere av disse tjenestene).
  • Klage er klagen som er levert av den registrerte til en tilsynsmyndighet eller domstol dersom den registrerte mener at hans/hennes rettigheter er krenket under GDPR.
  • Behandlingsansvarlige er foretaket som bestemmer hensikten med og midlene for behandlingen av personopplysninger.
  • Den registrerte er en identifisert eller identifiserbar person hvis personopplysninger er berørt av behandling i Sodexo, inkludert personopplysningene til Sodexos nåværende, tidligere og potensielle søkere, ansatte, konsulenter, kunder, forbrukere/brukere, leverandører/underleverandører, aksjonærer og enhver tredjepart.
  • Personvernforordningen eller GDPR er personvernreform (EU) 2016/679 av 27.april 2016 som vedtatt av Europaparlamentet og det europeiske personvernrådet. Reformen omhandler beskyttelse av fysiske personer med hensyn til behandling av personopplysninger, fri bevegelse av slike data, samt opphevelse av direktiv 95/46 (EC).
  • Global offiser for beskyttelse av gruppedata er den personen som er oppnevnt og godkjent av konsernutvalget til Sodexo Group til å føre tilsyn med datasikkerhetsspørsmål på Sodexo Group-nivå, til å definere og administrere Sodexos databeskyttelsesprogram og gode praksis knyttet databeskyttelse, og til å sikre implementering som beskrevet i paragraf 20.
  • Lokalt kontaktpunkt for personvern er personen som er gitt ansvaret av en Sodexo-enhet for håndtering av lokale databeskyttelsesproblemer. I noen tilfeller kan det lokale kontaktpunktet for personvern utnevnes som lokalt databeskyttelsesansvarlig der det kreves av gjeldende personvernlovgivning.
  • Personopplysninger er all informasjon tilknyttet en identifisert eller identifiserbar fysisk person; en identifiserbar fysisk person er en som kan identifiseres, direkte eller indirekte, med en identifikator som et navn, et identifikasjonsnummer, stedsdata, en online identifikator eller med en eller flere faktorer som er spesifikke for fysisk, fysiologisk, genetisk, mental, økonomisk, kulturell eller sosial identitet.
  • Behandling eller persondatabehandling er enhver operasjon eller serie operasjoner som utføres på persondata eller på et sett med persondata, enten med automatiserte midler, for eksempel innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagringstilpasning eller endring, gjenfinning, konsultasjon, bruk, deling ved overføring, formidling eller på annen måte tilgjengeliggjøring, justering eller kombinering, begrensning, sletting eller destruksjon.
  • Forespørsel er en av mekanismene som er angitt i GDPR for å tillatte enkeltpersoner å utøve sine rettigheter (for eksempel retten til innsyn, retting, sletting osv.). En person kan sende forespørsel til enhver enhet som behandler hans/hennes personopplysninger.
  • Sodexo-enhet eller Sodexo-enheter er ethvert selskap, enhver partner eller annen enhet eller organisasjon som fra tid til annen blir innlemmet som medlem av Sodexo Group. Samlet kalt ‘Sodexo’.
  • Tilsynsmyndighet er en uavhengig offentlig myndighet som er opprettet av en medlemsstat som spesifisert i GDPR.

Omfang

Disse retningslinjene gjelder organiseringen av Prima Assistanse AS for alle dimensjoner og aktiviteter, i alle geografiske områder hvor vi opererer og hvor personvernforordningen gjelder.

Disse retningslinjene gjelder behandling av personopplysninger samlet inn av Prima Assistanse AS, direkte eller indirekte, fra alle individer inkludert, men ikke begrenset til, Prima Assistanse AS sine nåværende, tidligere eller potensielle jobbsøkere, ansatte, konsulenter, brukere, forbrukere, barn, leverandører/underleverandører, aksjonærer og tredjeparter. «Personopplysninger» defineres som data som angår en identifisert eller identifiserbar person eller en person som kan identifiseres ved hjelp av midler eller verktøy det er stor sannsynlighet for vil bli brukt.

I disse retningslinjene betyr «du» og «din» enhver dekket person. «Vi», «oss», «vår» og «Prima Assistanse AS» betyr alle enheter tilknyttet Prima Assistanse AS.

Dine gdpr-rettigheter

I tilfeller hvor Prima Assistanse AS behandler dine personopplysninger til egne formål, vennligst se avsnittet «Dine rettigheter» i vår personvernerklæring.

I tilfeller hvor Prima Assistanse AS behandler personopplysninger på vegne av en kunde, vil Prima Assistanse AS varsle kunden om mottatte forespørsel fra den registrerte. Prima Assistanse AS vil samarbeide med kunden og bistå i tilknytning forespørselen i den grad lovlig tillatt og i den grad

Fremgangsmåte ved mottatt forespørsel

For å imøtekomme din forespørsel på en tilfredsstillende måte er vår tilnærming et positivt engasjement ved enhver kontakt. Du skal ikke trenger å sende inn en klage til den lokale domstolen eller relevante tilsynsmyndighet.

Skulle du ha spørsmål tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger, oppfordres du til å ta kontakt med Prima Assistanse AS. For å bistå oss i behandlingen av forespørselen din, ber vi deg sende en skriftlig utdypning av spørsmålet ditt ved å fylle ut forespørselsskjemaet nedenfor.

Prima Assistanse AS vil så snarlig som mulig informere sin kunde, som opptrer som behandlingsansvarlig for enhver forespørsel fra en registrert. Kunden vil ha ansvaret for å håndtere slike forespørsler, mens Prima Assistanse AS vil assistere kunden med å besvare slike forespørselen fra registrerte. Prima Assistanse AS vil bare direkte håndtere forespørsler dersom det er avtalt med kunden eller dersom kunden skulle forsvinne eller slutter å eksistere etter lovgivning eller oppløses. I alle andre tilfeller vil Prima Assistanse AS assistere kunden med å besvare forespørsler fra den registrerte.

Håndtering av forespørsler

I utarbeidelsen av din forespørsel, og for å kunne sikre at Prima Assistanse AS så effektivt som mulig vil kunne håndtere forespørselen, oppfordrer vi deg til å følge disse stegene:

  1. Fyll ut og send inn klage- og forespørselsskjemaet på e-post til den generiske e-postadressen som er indikert i informasjonsvarslene og/eller personvernerklæringen gjort tilgjengelig for deg på tidspunktet for innsamling av dine personopplysninger. Det kan også, eller i tillegg, sendes til den globale offiser for beskyttelse av gruppedata på følgende e-postadresse: dpo.group@sodexo.com.
  2. Din forespørsel vil bli konfidensielt behandlet med potensielle nødvendige oppfølgninger. I løpet av denne prosessen kan det være at du mottar ytterligere kommunikasjon fra Sodexos lokale kontaktpunkt for personvern eller globale offiser for beskyttelse av gruppedata. Dersom du ikke har oppgitt tilstrekkelig informasjon i forespørselen din, vil vi ta kontakt med deg angående nødvendig ytterligere informasjon for å kunne behandle forespørselen din.
  3. Med en gang all nødvendig informasjon knyttet forespørselen din er innhentet, vil vi kontakte deg igjen innen tretti (30) dager med et svar. Denne fristen kan utvides under visse omstendigheter, avhengig av anmodningens art.
  4. Vær oppmerksom på at du kan velge å sende inn en klage til tilsynsmyndighetene der du bor, der du jobber eller der du føler overtredelsen av dine rettigheter har funnet sted. Dette kan gjøres uansett om det har eller ikke har ført til personlig skade eller tap.
    Du har også rett til å sende inn klagen din til domstolene der Sodexo-foretaket har en virksomhet eller hvor du bor til vanlig.

Skjema for innsending av klage og forespørsel

Klage- og forespørselsskjemaet sendes via e-post til den generiske e-postadressen som er indikert i informasjonsvarslene og/eller personvernerklæringen gjort tilgjengelig for deg på tidspunktet for innsamling av dine personopplysninger. Det kan også, eller i tillegg, sendes til den globale offiser for beskyttelse av gruppedata på følgende e-postadresse: dpo.group@sodexo.com.

Gå til klage- og forespørselsskjemaet.

Hvordan velge Prima Omsorg?

Våre sertifiseringer

ISO 14001:2015
ISO 9001:2015